BAB IX
SISTEM INFORMASI ORGANISASIONAL
(SI EKSEKUTIF, SI KEUANGAN)
Model Sistem Informasi Keuangan
Sistem ini mempunyai pengaturan stuktural yang sama dengan yang kita gunakan untuk sistem informasi pemasaran dan manufaktur.
Sistem informasi keuangan mempunyai tiga tugas pokok :
1. Mengindentifikasi kebutuhan uang yang akan datang
2. Membantu perolehan Dana tersebut
3. Dan mengontrol penggunaanya.
- Subsistem Pemrosesan Data
DASAR PEMROSESAN DATA
Sistem pemrosesan data merupakan pondasi untuk membangun semua subsistem CBIS yang berorientasi informasi (SIM, DSS, dan expert system).
1. Sinonim dengan Accounting.
2. Tujuan Pemrosesan Data.
3. Aplikasi yang Dibutuhkan.
4. Tugas Pokok
5. Sifat Pemrosesan Data.
6. Subsistem Pemrosesan Data
DATA ACCOUNTING
Data accounting memberikan record mengenai segala kepentingan moneter yang terjadi diperusahaan
SISTEM BIAYA
Sistem biaya, seperti arti dari namanya, menentukan biaya operasi perusahaan.
- Subsistem Audit Internal
. JENIS AKTIVITAS AUDITING
Ada empat jenis pokok dari aktivitas auditing internal, yaitu:
Auditing Keuangan. Audit keuangan melakukan verifikasi terhadap keakuratan record perusahaan dan merupakan jenis aktivitas yang dilakukan oleh auditor eksternal.
Auditing Operasional. Audit operasional tidak dilakukan untuk memverifikasi keakuratan record, namun untuk memvalidasi (mensyahkan) efektivitas prosedur.
Auditing Persetujuan. Audit persetujuan adalah sama dengan audit operasional, kecuali bahwa audit persetujuan bersifat keluar.
Disain Sistem Pengontrolan Internal. Dalam auditing operasional dan persetujuan, auditor internal mempelajari sistem yang telah ada.
. SUBSISTEM INTELIGENSI KEUANGAN
Karena fungsi keuangan mengontrol arus uang di seluruh perusahaan, maka dibutuhkan informasi untuk memperlancar arus ini.
INFORMASI PEMEGANG SAHAM
Semua korporasi, kecuali yang kecil, mempunyai departemen hubungan pemegang saham. Ia biasanya ditempatkan dalam fungsi keuangan. Departemen ini memelihara hubungan komunikasi antara perusahaan dan pemegang sahamnya. Kebanyakan arus informasi dari perusahaan ke pemegang saham berbentuk laporan tahunan dan laporan kwartal. Baik pemegang saham maupun calon pemegang saham menggunakan informasi ini untuk menilai atau mempertimbangkan peluang investasi yang ditawarkan oleh perusahaan tersebut.
Laporan pemegang saham dibuat oleh departemen hubungan pemegang saham, yang bekerja sama dengan manajemen puncak. Laporan ini berisi informasi yang bentuknya sangat ringkas.
INFORMASI MASYARAKAT KEUANGAN
Aktivitas inteligensi perusahaan yang berkembang paling baik adalah aktivitas yang menyangkut masyarakat keuangan. Manajer dan staf pada fungsi keuangan menerapkan sistem ini jauh sebelum era komputer. Di sini is tnengumpulkan informasi yang menjelaskan lingkungan keuangan.
Ada dua sebab mengenai telah dibangunnya arus informasi ini.
1.Sebagian besar informasi bersifat formal, yaitu berada dalam bentuk bahan tercetak dan database yang berisi informasi ekonomi dan lingkungan.
2.Manajemen puncak mengetahui pentingnya lingkungan ekonomi dalam mempengaruhi perusahaan dan manajemen ini ingin tetap menggunakannya.
PENGARUH LINGKUNGAN TERHADAP ARUS UANG
Lingkungan mempunyai pengaruh langsung maupun tidak langsung terhadap arus uang dalam perusahaan.
- Subsistem Peramalan
METODE PERAMALAN
Sebelum lcitd membahas cara melakukan peramalan, kita harus mengetahui bahwa:
Semua ramalan adalah proyeksi dari masa lalu
Dasar terbaik untuk memprediksi apa yang akan terjadi di masa datang adalah dengan melihat apa yang telah terjadi di masa lampau. Semua jenis peramalan mengikuti pendekatan atau cara ini. Inilah mengapa data accounting begitu penting untuk peramalan; yaitu ia memberikan dasar historis.
Semua ramalan terdiri atas keputusan semi terstruktur
Keputusan peramalan adalah contoh jenis semi terstruktur yang tepat, yang diberikan oleh DSS. Keputusan didasarkan pada beberapa variabel yang dapat diukur dan beberapa variabel yang tak dapat diukur.
Tak ada teknik peramalan yang sempurna
Paket peramalan mainframe yang canggih pun tidak dapat diharapkan memberikan keakuratan prediksi 100 persen.
- METODE NON-KUANTITATIF
Pendekatan non-kuantitatif tidak melibatkan penghitungan data. Manajer melakukan penalaran, seperti, “Kami menjual dua ribu unit pada tahun lalu dan kami harus dapat meningkatkan penjualan tersebut. Maka, saya pikir kami akan menjual dua ribu lima ratus pada tahun yang akan datang.”
Metode non-kuantitatif dapat digunakan bersama dengan output dari sistem kuantitatif. Sebagai contoh, pars eksekutif dapat membahas output dari peramalan yang berdasarkan komputer dalam setting konsensus panel.
METODE KUANTITATIF
Bagian keputusan terstruktur dapat ditangani dengan metode kuantitatif yang berjangkauan dari yang paling sederhana sampai yang sangat kompleks. Salah satu teknik yang tetap populer selama dua puluh lima tahun atau lebih adalah regresi. Ia melibatkan hubungan aktivitas yang menjadi ramalan, seperti penjualan, dengan beberapa aktivitas lainnya, seperti jumlah tenaga penjual.
MODEL EKONOMETRIK
Jenis model peramalan yang paling kompleks adalah model ekonometrik, yang menggunakan sejumlah persamaan untuk memproses data ekonomi. Istilah model ekonomi makro juga digunakan, karena model tersebut mensimulasi seluruh aktivitas ekonomi nasional, bukannya hanya pada satu perusahaan (model mikro). Perusahaan akan menggunakan proyeksi ekonomi nasional, seperti yang dihasilkan oleh model ekonometrik, untuk memproyeksikan aktivitasnya sendiri.
- SUBSISTEM PENGONTROLAN
Setiap unit organisasional mempunyai anggarannya sendiri. Secara bersama-sama, anggaran ini merupakan anggaran perusahaan. Manajer dalam semua tingkatan dievaluasi bukan hanya mengenai sejauh mana mereka memenuhi tujuan operasionalnya, namun juga sejauh mana mereka menggunakan anggarannya tersebut.
PROSES PENGANGGARAN
Ada tiga pendekatan atau cara umum yang dapat dilakukan perusahaan dalam menyusun anggarannya yaitu:
1. Pendekatan Top-Down. Bila dilakukan pendekatan top-down, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran yang kemudian penentuannya dibebankan kepada tingkat di bawahnya.
2. Pendekatan Bottom-Up. Bila dilakukan pendekatan bottom-up, proses penyusunan anggaran dimulai dan tingkat organisasional paling bawah dan naik ke atas.
3. Pendekatan Partisipatif. Karena adanya kelemahan dari pendekatan top-down dan bottom-up tersebut, maka yang paling umum dilakukan adalah proses penyusunan anggaran partisipatif.Yaitu, orang yang akan menerima dana turut ambil bagian dalam penyusunan jumlah dana tersebut. Ini adalah pendekatan give and take, yakni bahwa manajer pada berbagai tingkat melakukan negoisasi untuk menyusun anggaran agar semuanya mendapatkan kepuasan.
LAPORAN ANGGARAN. Anggaran operasi untuk sebuah unit, seperti departetnen atau divisi, terdiri atas jumlah untuk bap item pengeluaran pokok (gaji, telepon, sewa, pemasok, dan sebagainya). Item pengeluaran ini biasanya dialokasikan per bulan sepanjang tahun fiskal agar sesuai dengan tingkat fluktuasi aktivitas.
RASIO PENAMPILAN
yang memungkinkan manajer pada semua tingkatan untuk membandingkan penampilan mereka dengan standart internal, dan juga dengan standart industri dari perusahaan tersebut, serta mungkin dengan bisnis secara keseluruhan.
Hanya ada beberapa rasio. Diantaranya, yang paling terkenal adalah:
1. Current Rasio, yang mengukur tingkat hutang jangka pendek dengan aset yang dapat diubah menjadi cash dengan mudah, yang dapat dicakup oleh unit perusahaan atau organ isasional .
2. Inventory Turnover, digunakan oleh manajer dan orang luar (seperti analis keuangan, calon investor, dan pemegang saham) untuk memonitor penampilan perusahaan. Rasio ini mewakili gambaran inti dari data accounting dan memberikan cara yang sederhana untuk memahami data tersebut.
Model Sistem Informasi Eksekutif
Suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekuif mengnai kinerja keseluruhan perusahaan.
Disingkat dengan EIS. Mengirimkan, menganalisis, dan menyajikan informasi pada station kerja para pengambil keputusan yang memberikan gambaran jelas kepadanya mengenai standar penting serta kejadian-kejadian, sebelum terlambat menanganinya. Data khususnya gambaran pasar, informasi keuangan, dan statistik industri, dikumpulkan dari sistem pemrosesan bisnis on-line milik perusahaan dan organisasi pihak ketiga.
Dalam membangun EIS para eksekutif menggunakan beberapa knsep dasar yang bertujuan memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya knerja perusahaan dalam mencapai tujuannya.
Karasteritik dari system informasi eksekutif
a. Top level management
b. Designed to the individual
c. Ties CEO to all levels
d. Very expensive to keep up
e. Extensive support staff
- Tugas dan proses pemikiran eksekutif
Manajer perencanaan strategis mempunyai tanggung jawab untuk menetapkan tujuan atau arah perusahaan untuk jangka panjang, memperhatikan apa yang sedang terjadi dalam perusahaan dan ingin memastikan apakah terjadi kemajuan mengenai apa yang ia lakukan. Juga bertanggung jawab terhadap kesejahteraan perusahaan (Company Oriented)
Menurut Henri Fayol
Semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama : Merencanakan, mengorganisasikan, menyusun Staf, mengarahkan, dan mengendalikan.
Menurut Mintzberg
Semua manajer menjalankan semua peranan, namun orientasinya berbeda menurut tingkatannya. Misalnya manajer berperan sebagai desisional yaitu sebagai entrepreneurial, dan mengatasi gangguan yang tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumberdaya dan negosiasi kepada para manajer di bawahnya.
Agenda dan Jaringan menurut Kotter.
John P.Kotter, dari Harvard beranggapan bahwa ekesekkutif mengatasi kesulitan pekerjaannya dengan strategis tiga langkah :
1. Agenda, yaitu tujuan yang ingin dicapai perusahaan.
Agenda jangka panjang, mengestimasi mengenai jenis produk yang seharusnya dijual perusahaan dalam waktu lima, sepuluh atau dua puluh tahun mendatang
Agenda jangka pendek, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh produk tertentu yang sekarang ada.
2. Membuat jaringan hubungan kooperatif diantara orang yang akan menjalankan agenda tersebut yang anggota jaringannya di dalam ataupun di luar perusahaan.
3. Menetapkan lingkungan dengan norma dan nilai yang benar sehingga anggota jaringan dapat bekerja untuk mencapai yang telah dituliskan dalam agenda tersebut, seperti kontak face to face dengan anggota jaringan sebanyak mungkin namun harus menekankan pada jawabannya.
Saran Untuk Meningkatkan EIS
Seorang eksekutif yang belum menggunakan komputer dikarenakan hanya merasa belum bisa memanfaatkan sumber informasinya. Eksekutif harus melakukan langkah-langkah untuk mengembangkan peranan komputer dalam sistem informasinya. Namun untuk melakukannya, eksekutif juga berusaha untuk meningkatkan komponen non komputer.
Lima langkah untuk pencapaian pengembangan tersebut:
1. Menyimpan inventarisasi dari transakasi informasi yang masuk, yaitu memelihara record data dan menyimpan ke database, dan dapat dibuat laporan
2. Merangsang terjadinya sumber yang bernilai tinggi. Dengan adanya sumber yang bernilai tinggi maka eksekutif mengkomunikasikan sumber tersebut ke setiap anggota dengan melakukan konferensi.
3. Mengambil manfaat dari peluang yang ada, ketika informasi datang, eksekutif harus dapat memperolehnya.
4. Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan perorangan, eksekutif menggunakan gaya atau cara pengumpulan informasi yang berbeda.
5. Memanfaatkan teknologi, memanfaatkan staf pelayan informasi untuk mengembangkan sistem dalam perusahaan itu sendiri.
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BERDASARKAN KOMPUTER
Sistem Informasi Eksekutif atau EIS
Suatu system meliputi computer yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.
MODEL EIS
Konfigurasi EIS berbasis computer meliputi satu Komputer personal (PC) secara interaktif yang berfungsi sebagai executive workstation, dan penyimpanan sekunder kebanyakan dalam bentuk hard disk yang menyimpan database eksekutif. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe pada jaringan. Data base eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan.
Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah diformat sebelumnya, atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system elektronik mail perusahaan dan dapat mengkases data dan informasi eksternal. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS dapat memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.
Dialog antara Eksekutif dan EIS
Eksekutif memasukkan instruksi ke dalam system melalui menu. Pemilihan menu dilakukan dengan mouse atau dengan menyentuh layar (touch screen) atau dengan tombol remote control, dan penggunaan keyboard dikurangi. Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabulasi, grafik atau narasi (yang menjelaskan grafik atau tabulasi).
Drill Down
EIS menyediakan tehnik yang menampilkan item yang dikehendaki dalam susunan hirarki dari atas ke bawah yang dimulai dengan ringkasan kemudian ke item yang dipilih secara lebih lengkap (untuk mengidentifikasi masalah atau mendapatkan penyebab pokok dari masalah yang ada).
Penyatuan Tiga Konsep Manajemen
Eksekutif membangun EIS atas tiga konsep dasar manajemen yaitu :
1. Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor) yaitu memonitor sejauh mana perusahaan telah melakukan apa yang menjadi tujuannya, dan faktor-faktor penentu keberhasilannya.
Aktivitas CSF bervariasi tergantung dari organisasinya, misalnya:
- Industri kendaraan bermotor, CSF nya adalah model jaringan dealer yang efisien, model pengendalian biaya manufaktur yang ketat.
- Industri asurasni jiwa, CSF nya adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administrative, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.
2. Manajemen Pengecualian (Management By Exception)
Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan Management By Exception dengan cara membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual. Software EIS dapat mengidentifikasi pengecualian-pengecualian secara otomatis dan dapat langsung menjadi perhatian eksekutif, contoh : layar multimedia yang menampilkan informasi dengan bar penyorot secara otomatis ditempatkan pada item yang mempunyai variance paling besar sebagai pengecualian.
3. Peringkasan Informasi (Information Compression)
EIS dapat digunakan sebagai alat untuk melihat keseluruhan pola tindakan yang ada dalam perusahaan.
Peran utama EIS adalah membuat sintesis atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya.
KEPUTUSAN IMPLEMENTASI EIS
Ketika perusahaan mempertimbangkan untuk mengimplementasikan EIS atau tidak maka harus dibuat tiga keputusan implementasi yaitu :
1. 1. Haruskah kita mengembangkan EIS ?
Bila Tidak, maka eksekutif akan terus mengandalkan system yang telah ada.
Bila Ya, maka pertanyaan berikutnya adalah …
2. Apakah tersedia software produktifitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif ?
Bila ada, maka software tersebut dibeli.
Bila Tidak, maka pertanyaan berikutnya adalah ..
3. Apakah kita harus membeli software EIS pesanan (Custom EIS software) ?
Bila Ya, maka software tersebut dibeli.
Bila Tidak, maka staf pelayanan informasi perusahaan akan membuat sotware EIS yang sesuai.
Software Produktifitas Perorangan Siap Pakai adalah software umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangakan aplikasi mereka sendiri, contoh : DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket grafik, system manajemen proyek.
Software EIS Pesanan contoh : Sistem MIDS (Management Information and Decision Support) yang diterapkan oleh Lockheed-Georgia akhir Th.1980-an, selain mempopulerkan istilah EIS berbasis komputer juga perlu menyediakan manajer data yaitu orang-orang yang ahli mengenai data yang ditampilkan dan dapat menjelaskan tampilan secara rinci jika eksekutif memerlukan bantuan.
Trend (kecenderungan) EIS Di Masa Depan
1. Penggunaan EIS di Perusahaan Besar akan menjadi Umum. Semakin banyak manajer tingkat menengah dengan latar belakang computer yang menanjak kejenjang eksekutif dan akan tertarik pada software EIS siap pakai, dan sebagian akan mengalokasikan sumber daya jasa informasi untuk pengembangan sistem pesanan. Semua kegiatan ini akan menghasilkan EIS pada hamper semua perusahaan besar.
2. Kebutuhan akan Software EIS Khusus Berharga Murah.
Tingkat penerapan EIS di masa depan bagi perusahaan kecil tidak begitu jelas. Alternatifnya Software EIS siap pakai dengan kualitas tinggi, mudah diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan tercapai dengan banyaknya pemasok yang memasuki pasar.
3. SIM dan DSS Masa Depan Akan Tampak Seperti EIS Masa Kini. Adanya perluasan penggunaan EIS ke tingkat yang lebih bawah maka kelas baru software SIM dan DSS berisi banyak feature EIS.
4. Eksekutif akan menjaga Komputer Dalam Perspektif.
Eksekutif selalu lebih menyukai komunikasi tatap muka, namun para eksekutif sadar bahwa komputer dapat memenuhi sebagian kebutuhan informasi mereka secara lebih unggul. Dengan menyatukan komputer ke dalam sistem informasi mereka maka peluang baru akan terbuka bagi pengambilan dan analisis informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada tingkat eksekutif.
